FAQ

PARTENARIATS
1. Comment se déroule le processus d'éligibilité des partenaires situés hors UE ?

Le programme Interreg VI Canal du Mozambique permet l’intégration de partenaires issus des pays voisins (Comores, Madagascar, Mozambique). Cependant, les entités basées en dehors de l’UE doivent démontrer une valeur ajoutée claire au projet et s’engager à respecter les règles de gestion et de suivi des fonds européens. Le partenariat doit être structuré pour assurer la faisabilité administrative et financière du projet.

Oui, les partenaires pays ACP doivent respecter les conditions spécifiques de collaboration avec un programme Interreg financé par l’UE, notamment en matière de transfert de fonds, de cofinancement et de justification des dépenses. Des accords bilatéraux ou des protocoles de coopération peuvent être nécessaires pour formaliser ces collaborations.

Un partenaire est un acteur impliqué dans l’opération respectant les critères de coopération au sens de l’article 12.4 du règlement UE n°1299/2013 (au moins deux des critères suivants) :

Élaboration commune de l’opération

Oui / Non

Mise en œuvre commune de l’opération

Oui / Non

Financement commun des opérations

Oui / Non

Dotation commune en effectifs

Oui / Non

Ainsi, il convient de noter que les prestataires ne peuvent être considérés comme des partenaires. Il doit y avoir au moins mise en commun de fonds ou de ressources humaines (en plus des deux premiers critères).

Une mise en concurrence (appel à manifestation d’intérêt en particulier) pour trouver un partenaire peut être acceptée sous réserve d’une argumentation claire concernant la relation construite et ses modalités (absence de subordination, pas de paiement de prestation, etc.).

Les appels d’offres, marchés allotis, etc., sont des marqueurs de relations de prestation, sauf argumentaire spécifique appuyé par des documents explicites.

4. Combien de temps peut durer une opération cofinancée par l’UE ?

La durée des opérations ne peut excéder 36 mois (3 ans).

Le recours à des fonds européens, dont les règles sont strictes et demandant un suivi assidu et précis, implique une robustesse financière.

Ainsi, les porteurs de projets financièrement fragiles ne verront pas leur opération programmée, tant en regard des règles européennes que pour les protéger d’une potentielle mise en difficulté.

Plus généralement, l’esprit des fonds européens est de perme5re de faire « plus et mieux », donc plus dans une logique d’ingénierie de projet et/ou de passage à l’échelle que d’amorçage de projet.

Oui, dans deux cas de figure :

  • Vous bénéficiez d’une lettre d’incitativité ;

  • L’opération n’est pas terminée (même si certaines actions en son sein le sont)

    L’Autorité de gestion peut être consultée au cas par cas.

Une subvention européenne fonctionne sur la base du remboursement sur pièces probantes, comptables et non comptables. Ainsi la signature d’une convention n’induit pas un versement. C’est un contrôle annuel ou final des dépenses qui détermine le montant que l’UE doit vous rembourser.

Le recours à des subventions européennes peut donc être efficacement sécurisé par une discipline administrative cohérente. L’Autorité de gestion peut dresser avec vous la liste des pièces justificatives à prévoir pour confirmer votre capacité à les produire en temps utile.

L’Union Européenne intervient en cofinancement. Cela signifie qu’elle n’interviendra jamais comme seul financeur. Il importe donc de produire une justification des cofinancements apportés (PV de décision, lettre d’engagement avec montant, etc.).

9. Comment structurer le budget d'un projet pour maximiser son éligibilité ?

Le budget doit être structuré selon les catégories de coûts éligibles, en veillant à :

  • Limiter les frais de fonctionnement et d’administration à un plafond défini par le programme.

  • Justifier l’ensemble des dépenses avec des devis, des factures et des preuves de paiement.

  • Respecter les règles de la commande publique pour l’acquisition de biens et services.

  • Prévoir des cofinancements nationaux ou privés puisque le taux de subvention

    FEDER ne couvre pas 100 % des coûts, mais 85%.

Les dépenses d’investissement ne sont pas éligibles.

D’une manière générale, aucun actif privé n’est éligible (exemples : achat de matière premières, de matériel pérenne, etc.), ce pour respecter le principe de concurrence libre et équilibrée (ne pas influer sur la concurrence donc).

Seuls les acteurs d’intérêt général peuvent, au besoin, voir un actif retenu dans le périmètre de son opération, si tant est qu’il soit nécessaire et proportionné.

Dans le cas où le financement d’un actif privé serait strictement nécessaire à la bonne réalisation d’une opération, l’Autorité de Gestion peut retenir la dépense, sous réserve de prendre en compte toutes les recettes générées par l’actif en question (qui viendront ainsi se déduire de la subvention perçue).

Les paiements interviennent après la validation des rapports financiers et techniques (par année d’exécution et en fin d’opération) par l’Autorité de Gestion et le Contrôleur de Premier Niveau. Les délais de remboursement peuvent varier entre 6 et 12 mois, selon la qualité des pièces justificatives fournies et la rapidité des contrôles.

Pour éviter des corrections financières, les porteurs de projets doivent :

  • Tenir une comptabilité séparée pour le projet.
  • Suivre scrupuleusement les règles d’éligibilité des dépenses.
  • Conserver tous les justificatifs et pièces comptables pendant 5 ans après la clôture
  • du programme .
  • Appliquer les règles des marchés publics si le projet implique des achats de services ou d’équipements.
13. En intervention dans des zones peu ou pas bancarisées, comment faire remonter les dépenses en espèce ?

Il n’est pas possible de justifier efficacement des dépenses en espèces. En effet, le contrôle de service fait s’attachera à regarder plusieurs aspects de chaque dépense, dont :

  • La nécessité ;
  • Le montant ;
  • L’acquittement : donc le mouvement bancaire.

Il convient donc de partager à l’Autorité de Gestion toute difficulté de ce type le plus en amont possible afin d’envisager des alternatives (paiement par téléphone, régies, etc.). Sans preuve d’acquittement, la dépense sera écartée par le contrôleur.

Oui, chaque projet financé doit respecter le règlement de communication Interreg qui impose notamment :

  • L’apposition des logos de l’UE et du programme Interreg Canal du Mozambique sur tous les documents et supports.
  • La mention explicite ou logo du cofinancement européen sur les publications et événements.
  • La réalisation d’actions de communication adaptées pour assurer la visibilité des résultats du projet.

Il est conseillé de :

  • Définir clairement les indicateurs de résultat et de performance dès le montage du projet.
  • Mettre en place un tableau de suivi pour documenter l’avancement des actions.
  • Assurer une remontée régulière des livrables intermédiaires au comité de pilotage du projet.
  • Effectuer des audits internes pour anticiper d’éventuels ajustements avant les contrôles externes.

L’Autorité de Gestion et le Secrétariat conjoint proposent :

  • Des sessions de formation sur la gestion des fonds Interreg.
  • Un appui au montage de projet , sur l’ingénierie financière.
  • Un dispositif de pré-vérification des dépenses , avant la soumission des rapports.
  • Une plateforme d’assistance pour répondre aux questions spécifiques des bénéficiaires.

Il est possible, et vivement conseillé, de compter un ETP supplémentaire pour piloter la partie administrative impliquée par l’obtention d’une subvention européenne, et/ou de s’adjoindre les services d’un cabinet de conseil spécialisé.

A noter que ces dépenses peuvent être remboursées, sous réserve de justification adéquate :

  • Pour un ETP : fiche de poste ou lettre de mission ou contrat, grand livre de paye ou fiches de paye, acquittement de la rémunération ;
  • Pour un cabinet : 3 devis de mise en concurrence, facture, acquittement de la facture. L’Autorité de gestion peut préciser cela avec vous.

Toute modification majeure (changement de partenaires, réaffectation budgétaire, prolongation de la durée du projet) doit être validée par l’Autorité de Gestion avant mise en œuvre. Une demande de modification doit être soumise avec des justifications précises et l’impact sur les objectifs du projet.

Si un projet ne respecte pas ses engagements (non-réalisation des actions prévues, dépenses non conformes, retard excessif), l’Autorité de Gestion peut :

  • Demander un remboursement des fonds indûment perçus.
  • Appliquer des sanctions financières si des fautes de gestion sont identifiées.
  • Exclure le bénéficiaire de futurs financements Interreg.

Le cycle de vie d’un projet typique comprend les étapes suivantes :

  1. Soumission de la Proposition : Les porteurs de projets soumettent leurs propositions en réponse aux appels à projets.
  2. Évaluation : Les propositions sont évaluées en fonction de critères prédéfinis, tels que la pertinence, l’impact attendu et la faisabilité.
  3. Sélection : Les projets sélectionnés reçoivent un financement et un soutien pour leur mise en œuvre.
  4. Mise en Œuvre : Les porteurs de projets exécutent les activités prévues, avec un suivi régulier pour assurer le respect des objectifs.
  5. Clôture et Évaluation : À la fin du projet, une évaluation est effectuée pour mesurer les résultats et tirer des leçons pour de futures initiatives.

Ces phases sont détaillées ici 

Que ce soit l’avance (versement en démarrage de projet) ou l’acompte (versement en cours de projet), il est impossible d’en bénéficier. Tout règlement ne pourra être effectué que suite au contrôle exhaustif des dépenses réalisées et déclarées au bilan.

Ainsi, des règlements peuvent avoir lieu après chaque remontée de dépenses, soit dans le cadre du bilan annuel. En effet, chaque année vous êtes invité à produire un bilan et apporter toutes les pièces probantes en lien ; un contrôle est ainsi réalisé et détermine le montant qui vous est dû par l’UE.

C’est pour cela que la solidité financière du porteur de projet est cruciale, et qu’il est vivement recommandé d’être accompagné par un cabinet de conseil spécialisé dans la remontée des dépenses dans le cadre des fonds européens.